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Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesell­schaftlich relevante Frage­stellungen. Es ist eine der weltweit führenden Forschungs­einrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozial­wissen­schaftlerInnen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

Im Rahmen einer Vertretung sucht das PIK im Vorstandsbereich / Direktorat schnellstmöglich eine

Assistenz (m/w/d) der lnstitutsleitung

(Stellenausschreibungs­nummer: 07-2024 Assistenz Instituts­leitung)

Die Stelle ist befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 mit 40 Stunden / Woche (Vollzeit) vorgesehen. Die Stelle ist für Teilzeit geeignet.


Aufgaben
  • Koordination von digitalen und persönlichen Terminen und Sitzungen des wissenschaftlichen Direktors; Betreuung von Gästen des Instituts; Reisemanagement, inklusive Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen; Vorbereitung und Versand von Unterlagen, wie z. B. Einladungen, Programmen und allgemeine Informationen
  • Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Direktor Johan Rockström und seinem Team, bestehend aus Assistenzen, Wissenschaftlichen ReferentInnen und weiteren MitarbeiterInnen des Vorstandsbereiches
  • Gezielte Weiterleitung von externen Anfragen an die Forschungs­abteilungen des PIK
  • Mündliche und schriftliche Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch, Englisch und ggf. weiteren Fremdsprachen, u. a. mit hochrangigen Personen aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft
  • Organisation der Büroabläufe (Unterschriften­management, Wiedervorlagen etc.) und Pflege der elektronischen Dateiverwaltung
  • Unterstützung der Vernetzung und Kooperation sowie des Meeting- und Veranstaltungs­managements innerhalb der Planet Prize Jury
  • Unterstützung der wissen­schaftlichen Arbeiten innerhalb des Planet Prize Jury Projektes (Korrekturlesen, Literatur­sammlungen)
  • Homepage- und Datenbankpflege für das Planet Prize Jury Projekt

Profil
  • Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / -mann für Büromanagement / Bürokommunikation, Verwaltungs­fachwirt/-in, Fremdsprachen­sekretär/-in oder eine vergleichbare Ausbildung
  • Einschlägige Berufserfahrungen in einem dynamischen Sekretariat sind erwünscht, aber keine Voraussetzung
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute Fremdsprachen­kenntnisse in Englisch, weitere Sprach­kenntnisse sind ein Plus
  • Einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • Interesse an bzw. idealerweise erste Kenntnisse in Klimawissenschaften oder angelehnten Wissenschafts­bereichen
  • Berufserfahrung im Büromana­gement in einem wissenschaftlichen oder universitären Umfeld sind wünschenswert

Wir erwarten von Ihnen:

  • Ausgeprägte Kooperations­bereitschaft und Freude, in einem vielfältigen Team zu arbeiten
  • Koordinations- und Organisationsgeschick
  • Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
  • Eine positive Einstellung zu administrativen Aufgaben und moderner Büroarbeit
  • Einen selbstständigen, lösungs- und ergebnis­orientierten Arbeitsstil
  • Die Fähigkeit, kreative und pragmatische Lösungen zu entwickeln und umzusetzen
  • Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen sowie Interesse, sich in neue Software einzuarbeiten
  • Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation

Wir bieten
  • Die Mitarbeit an einer Schlüsselstelle des Instituts und in einem kreativen und interdisziplinären Team
  • Ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungs­campus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin
  • Die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil (bis zu 50 % der Arbeitszeit) zu arbeiten
  • Ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschland-Ticket Job