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Jetzt RegistrierenKlima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e. V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und SozialwissenschaftlerInnen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.
Im Rahmen einer Vertretung sucht das PIK im Vorstandsbereich / Direktorat schnellstmöglich eine
Assistenz (m/w/d) der lnstitutsleitung
(Stellenausschreibungsnummer: 07-2024 Assistenz Institutsleitung)
Die Stelle ist befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 mit 40 Stunden / Woche (Vollzeit) vorgesehen. Die Stelle ist für Teilzeit geeignet.
Aufgaben
- Koordination von digitalen und persönlichen Terminen und Sitzungen des wissenschaftlichen Direktors; Betreuung von Gästen des Instituts; Reisemanagement, inklusive Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen; Vorbereitung und Versand von Unterlagen, wie z. B. Einladungen, Programmen und allgemeine Informationen
- Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Direktor Johan Rockström und seinem Team, bestehend aus Assistenzen, Wissenschaftlichen ReferentInnen und weiteren MitarbeiterInnen des Vorstandsbereiches
- Gezielte Weiterleitung von externen Anfragen an die Forschungsabteilungen des PIK
- Mündliche und schriftliche Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch, Englisch und ggf. weiteren Fremdsprachen, u. a. mit hochrangigen Personen aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft
- Organisation der Büroabläufe (Unterschriftenmanagement, Wiedervorlagen etc.) und Pflege der elektronischen Dateiverwaltung
- Unterstützung der Vernetzung und Kooperation sowie des Meeting- und Veranstaltungsmanagements innerhalb der Planet Prize Jury
- Unterstützung der wissenschaftlichen Arbeiten innerhalb des Planet Prize Jury Projektes (Korrekturlesen, Literatursammlungen)
- Homepage- und Datenbankpflege für das Planet Prize Jury Projekt
Profil
- Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / -mann für Büromanagement / Bürokommunikation, Verwaltungsfachwirt/-in, Fremdsprachensekretär/-in oder eine vergleichbare Ausbildung
- Einschlägige Berufserfahrungen in einem dynamischen Sekretariat sind erwünscht, aber keine Voraussetzung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch, weitere Sprachkenntnisse sind ein Plus
- Einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Interesse an bzw. idealerweise erste Kenntnisse in Klimawissenschaften oder angelehnten Wissenschaftsbereichen
- Berufserfahrung im Büromanagement in einem wissenschaftlichen oder universitären Umfeld sind wünschenswert
Wir erwarten von Ihnen:
- Ausgeprägte Kooperationsbereitschaft und Freude, in einem vielfältigen Team zu arbeiten
- Koordinations- und Organisationsgeschick
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Eine positive Einstellung zu administrativen Aufgaben und moderner Büroarbeit
- Einen selbstständigen, lösungs- und ergebnisorientierten Arbeitsstil
- Die Fähigkeit, kreative und pragmatische Lösungen zu entwickeln und umzusetzen
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen sowie Interesse, sich in neue Software einzuarbeiten
- Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation
Wir bieten
- Die Mitarbeit an einer Schlüsselstelle des Instituts und in einem kreativen und interdisziplinären Team
- Ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin
- Die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil (bis zu 50 % der Arbeitszeit) zu arbeiten
- Ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschland-Ticket Job